Så använder du incidentrapportering i Horsemate

I ett stall kan det hända saker – en häst som skadar sig, ett trasigt staket, eller en säkerhetsincident. Att dokumentera och följa upp dessa händelser är avgörande för både hästvälfärd och stallsäkerhet. Horsemates incidentrapporteringssystem hjälper dig att snabbt registrera, kommunicera och lösa problem på ett strukturerat sätt.

I den här guiden visar vi hur du använder incidentfunktionen för att hålla ditt stall säkert och välorganiserat.

Förstå incidentkategorierna

Horsemate delar in incidenter i tre huvudkategorier för att underlätta sortering och uppföljning:

🏥 Hästskada/sjukdom

Denna kategori täcker alla hälsorelaterade händelser hos hästarna:

• Skador – sår, stukningar, benövervärme
• Sjukdomar – feber, hosta, infektioner
• Kolik – viktigt att dokumentera snabbt
• Hälta – observationer och utveckling över tid
• Andra hälsoproblem – allergier, hudproblem, beteendeförändringar

🔧 Anläggningsproblem

Problem med stallets fysiska infrastruktur:

• Trasig utrustning – boxdörrar, vattenkoppar, belysning
• Staket och inhägnader – skador som kan innebära rymningsrisk
• Vattenläckor – rörsystem och kranar
• Elfel – lampor, värmesystem, automatiska system
• Strukturella skador – tak, väggar, golv

🔒 Säkerhetsincident

Händelser som påverkar säkerheten för människor, djur eller egendom:

• Rymning – häst som kommit ut ur hage eller box
• Olyckor med personer – fallolyckor, sparkar, bitskador
• Stöld eller inbrott – försvunnen utrustning eller obehörigt tillträde
• Brand eller brandrisk – upptäckta risker eller faktiska händelser
• Obehöriga besökare – personer som uppträder misstänkt

Allvarlighetsgrader

Varje incident markeras med en allvarlighetsgrad som hjälper till att prioritera åtgärder:

• 🟢 Låg – Kan vänta. Ingen omedelbar åtgärd krävs. Exempel: Mindre repa på häst, glödlampa som gått sönder.
• 🟡 Medel – Bör åtgärdas inom 24 timmar. Exempel: Häst med lindrig hälta, trasigt staketspringor.
• 🟠 Hög – Kräver snabb åtgärd inom några timmar. Exempel: Blödande sår som behöver vård, trasigt eluttag.
• 🔴 Kritisk – Akut situation som kräver omedelbar åtgärd. Exempel: Kolik, rymd häst, brand.

Tips: Välj hellre en för hög allvarlighetsgrad än en för låg. Det är bättre att snabbt åtgärda något som visar sig vara mindre allvarligt än att underskatta ett verkligt problem.

Rapportera en incident steg för steg

Så här skapar du en ny incidentrapport:

1. Navigera till Incidenter – Gå till ditt stall och klicka på "Incidenter" i sidomenyn
2. Klicka på "Ny incident" – Knappen finns i övre högra hörnet
3. Fyll i grundinformation:
   • Titel – En kort, tydlig beskrivning (t.ex. "Storm hältar på vänster fram")
   • Beskrivning – Mer detaljerad information om vad som hänt, när det upptäcktes, och eventuella vidtagna åtgärder
   • Plats – Var incidenten inträffade (t.ex. "Box 5", "Ridhuset", "Paddock A")
4. Välj kategori – Hästskada, anläggningsproblem eller säkerhetsincident
5. Ange allvarlighetsgrad – Låg, medel, hög eller kritisk
6. Välj berörda hästar – Markera vilka hästar som är inblandade (om tillämpligt)
7. Skapa incidenten – Klicka på "Skapa incident"

Följa upp och hantera incidenter

Efter att en incident rapporterats börjar det verkliga arbetet – att hantera och lösa problemet.

Statusflödet

Incidenter följer ett tydligt statusflöde:

• Öppen – Nyrapporterad incident som väntar på åtgärd
• Undersöks – Någon arbetar aktivt med att utreda eller åtgärda problemet
• Löst – Problemet är åtgärdat men behöver eventuellt uppföljning
• Stängd – Incidenten är helt avslutad och arkiverad

Lägga till kommentarer

Använd kommentarsfunktionen för att:

• Dokumentera åtgärder som vidtagits
• Rapportera utveckling över tid
• Kommunicera med andra stallmedlemmar
• Notera veterinärens eller annan experts bedömning
• Skapa en tidslinje för händelseförloppet

Ladda upp bilder

Bilder är ovärderliga för dokumentation. Du kan ladda upp till 5 bilder per incident. Bra tillfällen att fotografera:

• Skador på häst – visa omfattning och placering
• Trasig utrustning – dokumentera för reparation eller försäkring
• Utveckling över tid – jämför hur läkning eller reparation fortskrider
• Platsbilder – visa var incidenten inträffade

Notifikationer håller alla informerade

Horsemate skickar automatiskt notifikationer till relevanta personer:

• Ny incident – Alla stallägare och hjälpare får notis när en ny incident rapporteras
• Statusändring – När status ändras meddelas alla inblandade
• Ny kommentar – Den som rapporterade och tidigare kommentatorer får notis om nya kommentarer

Du ser dina olästa notifikationer via klocksymbolen i navigeringen.

Filtrera och hitta incidenter

När incidentlistan växer blir filtrering viktigt. Du kan filtrera på:

• Status – Visa endast öppna, under utredning, lösta eller stängda
• Kategori – Fokusera på hästskador, anläggningsproblem eller säkerhet
• Allvarlighetsgrad – Prioritera kritiska och höga incidenter

Bästa praxis: Börja varje dag med att titta igenom öppna incidenter med hög eller kritisk allvarlighetsgrad.

Bästa praxis för incidentrapportering

Skriv tydliga titlar

En bra titel gör det lätt att snabbt förstå vad incidenten handlar om:

• Bra: "Storm hältar på vänster fram"
• Dålig: "Hästen verkar konstig"
• Bra: "Trasigt staket vid paddock B – rymningsrisk"
• Dålig: "Problem utomhus"

Dokumentera tidigt och ofta

Ju snabbare du rapporterar en incident, desto bättre. Viktig information kan glömmas bort med tiden. Lägg hellre till en kortfattad rapport direkt och fyll på med detaljer senare.

Koppla alltid berörda hästar

När en incident involverar hästar, markera alltid vilka som är berörda. Detta gör det enkelt att:

• Se hästens fullständiga hälsohistorik
• Informera veterinär vid besök
• Identifiera mönster över tid
• Förenkla kommunikation med hästägare

Stäng lösta incidenter

Glöm inte att uppdatera status när ett problem är åtgärdat. En lång lista med öppna incidenter gör det svårare att se vad som faktiskt behöver uppmärksamhet.

Sammanfattning – Din checklista för effektiv incidenthantering

Följ dessa principer för säker och strukturerad incidenthantering:

• Rapportera direkt – Ju snabbare desto bättre
• Välj rätt kategori – Underlättar sortering och uppföljning
• Ange korrekt allvarlighetsgrad – Hellre för hög än för låg
• Koppla berörda hästar – Bygg en komplett hälsohistorik
• Dokumentera med bilder – En bild säger mer än tusen ord
• Uppdatera status löpande – Håll listan aktuell
• Lägg till kommentarer – Skapa en tydlig tidslinje
• Granska öppna incidenter dagligen – Prioritera rätt

Med ett strukturerat arbetssätt kring incidentrapportering skapar du ett säkrare stall där problem uppmärksammas och åtgärdas snabbt. Historiken du bygger upp blir dessutom ovärderlig vid veterinärbesök, försäkringsärenden och för att identifiera återkommande mönster.