Så använder du schemat och uppgifter på bästa sätt i Horsemate

Att driva ett stall innebär att hålla koll på hundratals uppgifter varje vecka. Från dagliga utfodringar och mockning till veterinärbesök och hovvård behöver varje aktivitet planeras, tilldelas och följas upp. I Horsemate har vi byggt ett kraftfullt schema- och uppgiftssystem som hjälper dig att organisera stallets vardag effektivt.

I den här guiden går vi igenom hur du får ut det mesta av schemat och uppgiftsfunktionen i Horsemate.

Förstå uppgiftstyper

Horsemate stödjer två huvudtyper av uppgifter som täcker olika behov:

Engångsuppgifter

Engångsuppgifter är perfekta för aktiviteter som bara ska utföras vid ett specifikt tillfälle:

• Veterinärbesök
• Hovslagare
• Vaccinationer
• Särskilda träningspass
• Tävlingsdagar

Tips: Använd engångsuppgifter för allt som har ett bestämt datum och inte behöver upprepas automatiskt.

Återkommande uppgifter

För dagliga, veckliga eller månatliga rutiner är återkommande uppgifter det effektiva valet. Du skapar mallen en gång och Horsemate genererar automatiskt alla framtida instanser.

Tillgängliga återkommande mönster:

• Dagligen – Varje dag (t.ex. utfodring morgon/kväll)
• Vardagar – Måndag-fredag (t.ex. ridlektioner)
• Helger – Lördag-söndag (t.ex. helgturer)
• Veckovis – Specifika veckodagar (t.ex. träning tisdag och torsdag)
• Månadsvis – Samma dag varje månad (t.ex. månatlig kontroll)

Skapa din första uppgift

Följ dessa steg för att skapa en ny uppgift:

1. Navigera till schemat – Gå till ditt stall och klicka på "Schema" i sidomenyn
2. Klicka på "Lägg till uppgift" – Knappen finns i övre högra hörnet
3. Fyll i grundinformation:
   • Titel – En tydlig beskrivning (t.ex. "Morgonmockning")
   • Beskrivning – Valfria detaljer om hur uppgiften ska utföras
   • Datum och tid – När uppgiften ska utföras
4. Välj uppgiftstyp – Engångs- eller återkommande
5. Tilldela ansvariga – Välj stallmedlemmar som ska utföra uppgiften
6. Koppla till hästar – Välj vilka hästar uppgiften gäller
7. Spara – Klicka på "Skapa uppgift"

Hantera återkommande serier

När du skapar en återkommande uppgift genererar Horsemate automatiskt alla framtida instanser (upp till 6 månader framåt). Detta ger flera fördelar:

Redigera hela serien

Om du behöver ändra något i en återkommande serie, t.ex. byta tid eller lägga till en beskrivning:

1. Öppna valfri instans i serien
2. Välj "Redigera serie" istället för "Redigera denna"
3. Dina ändringar uppdaterar automatiskt alla framtida instanser
4. Redan slutförda uppgifter påverkas inte

Ta bort en serie

När du tar bort en återkommande serie:

• Alla framtida instanser tas bort
• Slutförda uppgifter bevaras i historiken
• Du behåller full spårbarhet över vad som utförts

Effektiv tilldelning

Ett välfungerande stall bygger på tydlig ansvarsfördelning. Så här använder du tilldelningsfunktionen optimalt:

Tilldela till personer

• Välj en eller flera stallmedlemmar för varje uppgift
• Tilldelade personer får notifikationer om sina uppgifter
• Alla ser tydligt vem som är ansvarig

Koppla till hästar

• Länka uppgifter till specifika hästar för bättre spårning
• Perfekt för individuella träningsscheman
• Underlättar uppföljning av varje hästs aktiviteter

Bästa praxis: Kombinera person- och hästtilldelning för maximal tydlighet. Till exempel: "Lisa ansvarar för Stormvinds träningspass på tisdag."

Arbeta med schemat dagligen

Dag-för-dag-vy

Schemat visar som standard dagens uppgifter. Härifrån kan du:

• Se alla uppgifter för dagen
• Markera uppgifter som slutförda
• Snabbt se vem som är tilldelad

Markera som slutfört

När en uppgift är klar:

1. Klicka på uppgiften
2. Välj "Markera som slutförd"
3. Systemet sparar automatiskt vem som slutförde och när

Statusöversikt

Uppgifter kan ha följande status:

• Väntande – Schemalagd men inte påbörjad
• Pågående – Någon arbetar med uppgiften
• Slutförd – Uppgiften är klar
• Avbruten – Uppgiften behövdes inte

Avancerade tips för stallchefer

Strukturera veckoschemat

Skapa en tydlig veckostruktur med återkommande uppgifter:

Exempel på veckoschema:

• Varje dag: Utfodring (07:00, 12:00, 18:00), Mockning, Tillsyn
• Vardagar: Ridlektioner, Träningspass
• Måndag och torsdag: Hagvisitation
• Onsdag: Sadelrumsstädning
• Söndag: Veckogenomgång med personalen

Planera för specialhändelser

Använd engångsuppgifter för att planera:

• Veterinärbesök med påminnelser
• Tävlingsdagar med förberedelser
• Kurser och utbildningar
• Besök från hovslagare eller massör

Utnyttja beskrivningsfältet

Beskrivningsfältet är perfekt för:

• Detaljerade instruktioner
• Speciella krav för enskilda hästar
• Kontaktinformation vid besök
• Checklista för komplexa uppgifter

Integration med fodersystemet

Horsemate kopplar ihop schemat med fodersystemet för sömlös hantering:

• Fodringsuppgifter kan kopplas till foderloggen
• Spåra exakt vad varje häst fått vid varje mål
• Notera avvikelser från planerad fodergiva
• Behåll full historik för veterinärkonsultationer

Sammanfattning – Checklista för optimal användning

Följ dessa principer för ett välorganiserat stall:

• Använd återkommande uppgifter för alla rutinarbeten
• Tilldela alltid ansvariga så alla vet sina uppgifter
• Koppla till rätt hästar för bättre spårning
• Markera slutförda uppgifter direkt efter utförande
• Redigera serier istället för enskilda instanser vid ändringar
• Skriv tydliga beskrivningar för komplexa uppgifter
• Kombinera med fodersystemet för komplett överblick

Med dessa principer kommer du att ha full kontroll över stallets dagliga drift och kunna fokusera mer tid på det som verkligen betyder något – hästarna och ryttarna.